Asukaskäyttöön tarkoitettujen tilojen sähköinen avain- ja sopimushallinta

Kokeilun tavoitteet

Kokeilussa tavoitteena oli siirtää omavalvontaiseen asukaskäyttöön tarkoitettujen tilojen paperiset avainluovutussopimukset sähköiseen muotoon ja muuttaa manuaalinen arkistointi automaattiseksi sekä automatisoida tiedonsiirto. Lisäksi tavoitteena oli luoda prototyyppi sovellukselle, jossa nämä toiminnot sekä avainsopimusten allekirjoitus onnistuvat. 

Kokeilun opit

Kokeilussa saatiin yleisellä tasolla tärkeää oppia tekniikan luomista mahdollisuuksista ratkaista tämän tyylisiä ongelmia. Kokeilussa luotiin prototyyppi sovellukselle, jolla kohdevastaava kirjaa luovutetut avaimet ja jolla asiakas sähköisesti allekirjoittaa avaintenluovutussopimuksen.

Kokeilussa on tärkeää tehdä järkevä rajaus. Avain- ja sopimushallinnan kokeilussa kyseessä oli selkeä ongelma, jonka ratkaisuun voitiin luoda selkeä suunnitelma. Kokeilusta opittiin myös, että on hyvä ymmärtää resurssien rajallisuus. 

Suositukset jatkotoimenpiteiksi

Kartoitetaan mahdollisuuksia työstää sovellusta eteenpäin yhdessä Meltlaken kanssa. Tavoitteena on sovelluksen pilotointi, jonka esteenä toistaiseksi on sähköisen allekirjoituksen liittäminen sovellukseen sekä sopimusten arkistointiin liittyvät kysymykset. Nämä ovat kaikki ratkaistavissa olevia seikkoja, mutta päätöksiä jatkosta ei ole tehty. 

Kartoitetaan myös muita mahdollisuuksia avaintenhallintaan pidemmällä tähtäimellä. Yksi mahdollisuus tähän voisi olla esimerkiksi avaintenhallinnan ulkoistaminen.

Kokeilun projektipäällikkö

Aleksi Fonselius, aleksi.fonselius@hel.fi, Kuva-toimiala