Älyä varhaiskasvatuksen määräaikaisten sijaisten keskitettyyn rekrytointiin

Kokeilun tarve ja tavoitteet

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla otettiin vuonna 2023 käyttöön määräaikaisten sijaisten keskitetty rekrytointipalvelu, ja sen kautta käsiteltiin ensimmäisen vuoden aikana lähes 1500 sijaistarvetta. Palvelun käyttöönotto on paljastanut tarpeen työkalulle, joka tehostaisi reaaliaikaista tiedonkulkua rekrytoijien ja päiväkodin johtajien välillä. Tällä hetkellä tieto on hajautunut useisiin eri järjestelmiin.

Kokeilun tavoitteena on parantaa päiväkodin johtajien ja rekrytoijien välistä tiedonkulkua ja sen luotettavuutta. Uudella työkalulla pyritään nopeuttamaan rekrytointien käsittelyaikoja, parantamaan hakijakokemusta ja vastaamaan varhaiskasvatuksen akuuttiin työvoimapulaan. Työkalun avulla voidaan myös kerätä dataa määräaikaisten työntekijöiden rekrytoinneista, mikä tukisi tiedolla johtamista ja sijaisrekrytointien kehittämistä jatkossa.

Toimiva työkalu voisi tulevaisuudessa hyödyttää myös muita kaupungin toimialoja ja liikelaitoksia, joissa tarvitaan massarekrytointeja.

Kokeilun eteneminen

Kokeilun aikana tutkitaan ja testataan olemassa olevia tekoälypohjaisia ratkaisuja, kuten PowerApps, HelpDesk 365 ja Teams Ticketing as a Service. Valitun ratkaisun pohjalta rakennetaan järjestelmä, joka hallinnoi tiedonkulkua päiväkodin johtajien ja rekrytoijien välillä. Kokeilun alkuvaiheisiin kuuluvat tietoturvan kartoitus, prosessin kuvaaminen sekä automatisoitavien vaiheiden tunnistaminen. Tämän jälkeen työkalua testataan käyttämällä testidataa. Työkalun käyttöönottoa kokeillaan yhteistyössä päiväkodin johtajien ja rekrytoijien kanssa, minkä jälkeen sen toimivuutta arvioidaan suhteessa tarpeeseen.

Kokeilun opit

Kokeilussa kehitettiin Power Apps -ratkaisuun pohjautuva työkalun prototyyppi, joka helpottaa päiväkodin johtajien ja rekrytoijien välistä tiedonkulkua, tehostaa sijaispyyntöjen tekemistä ja mahdollistaa nopeat tilannepäivitykset. Työkalu lisää ennakoitavuutta sijaisen saamisesta ja sujuvoittaa molempien osapuolten arkea.

Tekoälyavusteinen työkalu osoittautui tehokkaaksi tiedonkulun parantamisessa rekrytointiprosessin aikana, ja sen tarpeellisuus vahvistui kokeilun aikana.

Suositukset jatkotoimenpiteiksi

Rekrytointiprosessin sujuvuus edellyttää luotettavaa ja ajantasaista tiedonkulkua ja siihen soveltuvaa työkalua. Tiedon keskittäminen yhteen järjestelmään nähtiin tärkeäksi, minkä vuoksi jatkokehityksessä on huomioitava tiedon sijainti ja hallinta.

Kokeilun perusteella sovellusta voidaan jatkokehittää myös muiden kaupungin yksiköiden tarpeisiin.

Kokeilun projektipäällikkö

Riikka Heloma, riikka.heloma@hel.fi, Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala