Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen ja niistä saatavan datan hyötykäyttäminen toiminnan ohjaamisessa sekä kehittämisessä

Kokeilun tarve ja tavoitteet

Kokeilun tavoitteena on sujuvoittaa laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessia tekoälyn avulla. Nykytilanteessa laskuissa on usein puutteellisia tietoja, eivätkä ne aina vastaa tehtyjä tilauksia, mikä hankaloittaa tarkastusta. Lisäksi tavoitteena on kerätä dataa raportointia ja vertailua varten, mikä mahdollistaa jatkoanalyysin. Kokeilua pidetään onnistuneena, jos uusi laskumalli tukee kustannusten hallintaa ja helpottaa toimittajien vertailua. Laskujen tarkastusprosessista saadut opit voivat myös hyödyttää tarjousten kehittämistä, mikä puolestaan edistäisi laadukkaampia hankintoja ja parempaa kustannusten hallintaa.

Kokeilun eteneminen

Kokeilun aikana luodaan laskumalli ja tunnistetaan tärkeimmät pakolliset tietokentät tekoälyavusteisen työkalun avulla. Tavoitteena on mallintaa esimerkkilasku ja ohjata prosessia haluttuun suuntaan. Kokeilu alkaa ongelmallisten laskujen läpikäynnillä, minkä jälkeen tekoälyä koulutetaan tarvittavilla tiedoilla.

Kokeilun opit

Toiminta nykyisellään sallii toimittajien toimittaa hyvin erimuotoisia ja erisisältöisiä laskuja Helsingille käsittelyyn, ja tämä on haasteellista. Laskumateriaalissa on koneluettavuuden ja automaation kehittämisen kannalta huomattavia puutteita (esim. rivitietojen otsikoiden ja XML-tägien puute).

Azure AI Document Intelligence on työkaluna hyvinkin tehokas tunnistamaan tietoja PDF-tiedostoista ja laskujen kuvista. Tekoälyn ja sääntöpohjaisen automaation mahdollisuuksista saatiin uutta ymmärrystä ja näkemys, kuinka prosessi voitaisiin automatisoida, kunhan tarvittavat tiedot on saatu toimittajalta.

Suositukset jatkotoimenpiteiksi

Seuraavissa puitesopimusneuvotteluissa olisi suositeltavaa vaatia toimittajia käyttämään laskuissa standardimuotoa ja -tietosisältöä. Vaadittu tietosisältö on tuotettu Tilat-palvelun kiinteistöautomaation osalta tässä kokeilussa.Toimittajan pitää hyödyntää kaikki käytettävissä olevat XML-tägit, jotta laskujen oikeellisuutta voidaan helposti tarkastaa koneellisesti. Tarvittaessa voidaan käyttää määrämuotoista tietoa esim. FREE_TEXT -tägin alla. Tietojen ”summausta” ei saisi käyttää, vaan tavarat/tuotteet ja työ pitää löytyä eriteltynä XML-tiedostosta.

Tilat-palveluissa lähdetään työstämään vaatimuksia ja sopimusmalleja tuleviin kilpailutuksiin, jotta datan laatu saadaan ajan myötä paremmaksi.

Tuotantokäyttöä ajatellen ratkaisu todennäköisesti perustuisi pääosin sääntöpohjaiseen automaatioon, jota tuettaisiin tarvittavissa kohdissa teköälypalveluilla.

Hyötylaskelman osalta tulisi kartoittaa laajemmin muilla toimialoilla ja toiminnoissa tehtävää laskujen käsittelyä, tarkistusta ja palautuksia. Siirtymällä määrämuotoisiin laskudatoihin myös sisällön osalta päästäisiin näkemyksemme mukaan merkittäviin säästöihin läpi organisaation.

Kokeilun projektipäällikkö

Jari Virtala, jari.virtala@hel.fi, Kaupunkiympäristön toimiala