Kuulumisia kokeilujen ensimmäisen välikatselmoinnin jälkeen 16.9.2022

Kokeilukiihdyttämön ensimmäinen välikatselmointi järjestettiin Teamsilla pe 16.9.

Asiakaskokemuksen kehittämistä ja työn sujuvuutta edistävät kokeilut ovat käynnissä ja ensimmäinen välikatselmointi pidetty. Kaupungin henkilöstölle suunnatussa kokeilukampanjassa tarjotaan apua asiakaskokemusta ja työn sujuvuutta edistävien ratkaisujen kokeilemiseen käytännössä.

Keitä oli mukana?

Linjoilla oli mukana yhteensä 23 henkilöä. Osallistujina oli kokeilutiimiläisiä, kaupungin asiantuntijoita, kokeilukiihdyttämön kokeilusparraajia sekä vieraspuhuja Tomas Lehtinen. Tomas Lehtinen on Helsingin kaupungin tiedolla johtamisen päällikkö. Tomas inspiroi kuulijoita kertomalla kokeilusta, jossa hän oli mukana aiemmin Espoon kaupungin palveluksessa ja joka liittyi tekoälyn hyödyntämiseen ihmisten palvelutarpeiden tunnistamiseksi.

Kuva: Ruutukaappaus Teams-kokouksesta: Tomas Lehtinen kertoo Espoon tekoälykokeilusta.

Kokeilukiihdyttämön Ville Meloni jakoi yleistä tietoa kokeilujen edistämisestä, yrityskumppanien hankinnasta sekä syksyn aikatauluista. Tämän jälkeen ääneen pääsivät kokeilukiihdyttämön syksylle 2022 valitut kokeiluideat ja tiimit.

Kokeilutiimien kuulumiset

Kaikki 9 kokeilutiimiä esittelivät ensimmäiset tuotoksensa muille osallistujille. Jokainen tiimi kertoi, että millaisia tuotoksia tähän mennessä on valmistunut ja millaisia oppeja on saatu sekä itse kokeilemisesta että siihen liittyvistä menetelmistä ja teknologioista.

Ensimmäisiä tuotoksia 

Osa tiimeistä on edistänyt kokeiluja jo keväästä lähtien, jolloin ensimmäiset kokeilut saivat tiedon Kokeilukiihdyttämöön mukaanpääsystä. Loput kokeilut pääsivät jatkoon vasta elokuun aikana, joten luonnollisesti heillä on ollut vähemmän aikaa kokeilun suunnitteluun. Siksi kokeilut ovat vielä hyvin eri vaiheissa.

Tässä kohtaa usealla tiimillä on valmiina

• Kokeilun tavoitteen kiteytyminen
• Aikataulusuunnitelma
• Kumppanihankinta tai sen valmistelutyö
• Ensimmäiset viestimiset kokeilun sidosryhmille
• Suunnitelma siitä, miten kokeilussa huomioidaan asiakasymmärryksen toteutuminen
• Suunnitelma kokeilussa tarvittavan datan määrästä ja keruutavasta
• Nykytilanteen selvittely ja ymmärryksen lisääminen

Kuvat: Ruutukaappaus Teams-kokouksesta sekä Palvelukeskuksen Marianna Mäenpää Kouluruokaparannus-kokeilun esitysmateriaalista. Kouluruokaparannus-kokeilussa pyritään saamaan kohdennettua palautetta kouluruokailusta ja sitä kautta tarjoamaan parempaa ja maistuvampaa kouluruokaa.

Tunnelmia ensimmäisistä tuotoksista

• Ollaan vielä aika alussa, seuraavaksi selvitetään kumppaniasiat ja hankinta.

-Taru Wikström, Älykäs esihenkilön perehdytys -idea

•  Teimme kokeilun rajauksen sparrailun yhdessä yrityskumppanin kanssa. Mietimme kokeilun tuottamat hyödyt ja sen, mitä tehdään nyt ja mikä menee mahdollisesti ehdotuksena jatkokehittelyyn.

-Anna-Leena Olkinuora, Varhaiskasvatuksen nopean avun henkilöstö -idea

•  Suunnitteluun sekä projektin valmisteluun pitää varata yllättävän paljon aikaa.

-Marianna Mäenpää, Kouluruokaparannus -idea

Ensimmäisiä oppeja kokeilujen suunnittelusta, menetelmistä ja teknologioista

Kokeilijoita pyydettiin etukäteen keräämään katselmointia varten yhteen oppeja, joita he ovat saaneet kokeiluista tähän mennessä.

Useimmin mainittuja oppeja olivat

• Kokeilun rajaaminen on vaikeaa, mutta myös todella tärkeää. 
• Kokeilussa täytyy olla kirkas fokus, jotta ei lähde rönsyilemään kohti kaikkea uutta ja innostavaa, mikä tulee vastaan. 
• Rajattu aika ja budjetti vaikuttavat siihen, mitä voidaan ja kannattaa tehdä.
• Aikataulutusta syksylle kannattaa tehdä jo nyt.
• Sidosryhmiä kannattaa sitouttaa mukaan jo alkuvaiheessa.
• Nykytilasta kannattaa alkaa jo kerryttää ymmärrystä ja kerätä tietoa.
• Teknologiaratkaisuja on hyvä sparrailla yrityskumppanien kanssa, niin hahmottuu, mikä on mahdollista ja mitä eri vaihtoehtoja on.

Kuva: Ruutukaappaus Teams-kokousesta: Tunnelmia ensimmäisistä tuotoksista.

Muutamia nostoja tiimien esityksistä.

• Juttelemalla yritysten kanssa, ollaan saatu myös boxin ulkopuolelta ajatuksia (vaikka kaikkia niitä ei voisikaan juuri nyt toteuttaa).

-Aleksi Fonselius, Sähköinen avain- ja sopimushallinta -idea

• On selvitelty paljon myös sitä, mitä on jo aiemmin tehty. On jo aloitettu hoitajien ja työyhteisön sitouttaminen.  

-Mimi Rantanen, Paljon palveluja tarvitsevat potilaat -idea

• Oleellisin asia on kokeilun kuvaaminen ja hahmotus siitä, mitä haluamme pilotista ulos. Kirkastus siitä, mikä on mitattava tulos tästä pilotista ja keneltä kysytään palautetta.

-Teemu Kiiveri, Robotti ja paikkatietoanalyysi -idea

• Kokeilun suunnittelussa Villen kanssa hahmottui, että digitaalisesta palvelumuotoilusta on meille hyötyä. 

-Sini Miettinen, Soten massarekrytointi -idea

•  Nyt rajataan ja rajataan tätä kokeilua, että saadaan konkretiaa ulos.

-Hanna Räisänen, Palvelusuhteen alku ja esimiehen tehtävät -idea

Mitä seuraavaksi?

Seuraavaksi kokeilijoilla on suunnitteilla

• Palvelutarjoajan hankinta- ja sopimusasiat
• Työ/projektisuunnitelman tarkentaminen
• Hyödynnettävien datojen hankinta ja valinta
• Teknisen toteutuksen suunnittelun aloitus
• Kyselyt asiakasymmärryksen keräämiseksi

Kokeilijoita ohjeistettiin kiinnittämään seuraavaksi huomioita erityisesti asiakasymmärryksen keräämisen suunnitteluun ja viestimiseen. 

Muistutimme kokeilijoita myös siitä, kokeilun hypoteesi kannattaa vielä kirkastaa tässä kohtaa, jotta fokus pysyy varmasti kirkkaana ja tekeminen kohdistuu oikeisiin asioihin.

Digitaaliset ratkaisut OmaStadin deliberaation tukena -idean Kirsi Verkka kiteytti osuvasti myös kaikille tiimeille sopivan vinkin seuraavaan kokeiluaskeleeseen:

“Kokeilu koostuu monesta eri palasesta. On tärkeää kokoontua riittävän usein, jotta kaikilla pysyy kokonaiskuva kokeilun sisällöstä ja varmuus siitä, että tähtäämme samaan tavoitteeseen.”

Seuraavaksi kokeilijat ja tällä kertaa myös tuoreet yrityskumppanit kokoontuvat yhdessä katselmoimaan kokeilujen etenemistä pe 7.10. klo 10. 

Tämä yhteenveto on osa Asiakaskokemuksen kehittäminen ja työn sujuvoittaminen 2022 -kokeilukampanjan viestintää jossa kerrotaan kokeilujen etenemisistä ja tuotoksista. Yhteenvedon koostanut Päivi Thuneberg (Withmore Oy) ja Ville Meloni (Helsingin kaupunki).

Lisätietoja

Tarkempaa tietoa käynnistyvistä kokeiluista ja toteutuksen aikataulusta saat tutustumalla kokeilujen 25.8.2022 järjestetyn kick-off -tilaisuuden esitysmateriaaliin.

Jo tehtyjen kokeilujen oppeihin kannattaa tutustua Kokeilugalleriassa  (Ulkoinen linkki)

Ville Meloni, puh 0400 260 000, e-mail: ville.meloni@hel.fi , Teams.

Lisätietoa Helsingin kaupungin digiohjelmasta: https://digi.hel.fi