Kokeilukiihdyttämön terveiset toisen välikatselmoinnin jälkeen 7.10.2022

Kokeilukiihdyttämön toinen välikatselmointi järjestettiin Teamsilla pe 7.10. klo 10-12.

Asiakaskokemuksen kehittämistä ja työn sujuvuutta edistävät kokeilut ovat käynnissä ja kaksi välikatselmointia nyt pidetty. Kaupungin henkilöstölle suunnatussa kokeilukampanjassa tarjotaan apua asiakaskokemusta ja työn sujuvuutta edistävien ratkaisujen kokeilemiseen käytännössä.

Paljon porukkaa linjoilla

Ensimmäisessä välikatselmoinnissa oli mukana jo 23 osallistujaa, mutta tällä toisella kerralla linjoille kokoontui yhteensä 38 henkilöä. 

Tällä kertaa suurempaa osallistumista selitti se, että hankinnat olivat edistyneet ja moni kokeilija oli kutsunut mukaan myös yrityskumppaneita. Mukana oli lisäksi kokeilutiimiläisiä, kaupungin asiantuntijoita ja kokeilukiihdyttämön kokeilusparraajia. 

Oli ilahduttavaa huomata, että selvästikin välikatselmoinnit koetaan kiinnostaviksi ja hyödyllisiksi, kun näin moni antaa sille kahden tunnin verran omaa aikaansa.

Miten on edistytty ensimmäisen katselmoinnin jälkeen?

Mukana olevista kokeilutiimeistä 8/9 ehti vastata ennen katselmointia järjestettyyn edistymiskyselyyn. Vastauksista nähdään, että lähes kaikilla tiimeillä kokeilujen alkuvalmistelut on nyt tehtynä ja jo useampi tiimi on nyt rakentamassa kokeilun ratkaisua tai työkalua.

Tässä kohtaa tiimeillä alkaa olla seuraavia tuotoksia

• Hankinnat tehty 8/9 kokeilulla
• Ensimmäiset data-analyysin tulokset saatu
• Kokeiluhypoteesien kirkastaminen käynnissä
• Asiakasymmärryksen kerääminen ja haastattelut aloitettu
• Nykyisten prosessien kuvaamiset aloitettu 
• Palvelupolkujen kuvaukset aloitettu

Muutamia poimintoja kokeilijoilta

Aiomme vielä pohtia, miten massarekrytointien nykytilannetta voisi mitata, jotta voimme kokeilun lopussa tutkia, että minkä verran tehokkuus on lisääntynyt.

-Sini Miettinen, Soten massarekrytointi-idea

Oppina on ollut tähän mennessä, että totetutusvaihtojen kartoittaminen vie paljon aikaa. Pitää valita, ratkotaanko tällä kokeilulla resurssiongelmaa vai loppukäyttäjän ongelmaa.

- Teemu Kiiveri, Robotti ja paikkatietoanalyysi -idea

Saimme tietää data-analyysistä, että meidän tutkimasta aineistosta löytyy potilasjoukko, jolla on on >30 kontaktia terveydenhuoltoon/kk. Tällaista dataa ei ole ollut aiemmin saatavilla.

-Joel Ketola, Paljon palveluja tarvitsevat potilaat-idea

Ylimääräisiäkin löytöjä on tullut siitä, mitä prosessista puuttuu - on asioita joita todellakin olettaisi olevan jo paikoillaan.

 -Hanna Räisänen, Heidi Mäkinen, Jonna Loponen ja Laura Berg, Palvelusuhteen alkaessa-prosessin tehtävät -idea 

Kommunikointi ja kysymysten kysyminen yrityskumppanilta puolin ja toisin on tosi tärkeää. Me perustimme tätä varten oman Teamsin.

-Anna-Leena Olkinuora, Varhaiskasvatuksen nopean avun henkilöstö -idea, Petri Sohlberg, Meltlake

Olemme saaneet paljon oppia siitä, miten hankintaa kannattaa tehdä ja kuinka paljon itsellä pitää olla tietoa valmiina, kun siihen ryhtyy. 

-Taru Wickström, Älykäs esihenkilön perehdytys-idea

Mitä on tulossa ja mihin kaivattiin apua?

Useampi kokeilutiimi hyödynsi mahdollisuutta pallotella omia ajatuksia linjoilla olevien asiantuntijoiden kanssa. Heiltä saikin vinkkejä kaupungin käytännöistä, mutta myös ideoita asiakkaiden osallistamisesta kokeiluun.

Sini Miettinen kyseli kaupungin tietosuoja-asioiden huomioimisesta. Romeo Pulli jakoi kokeilijoille kolme linkkiä, josta saa tarvittaessa lisätietoa.

Tietosuoja-asioiden huomioiminen kokeiluissa

-Asiaa hankintojen näkökulmasta : https://helsinginkaupunki.sharepoint.com/sites/Intra-Tietosuoja/SitePages/Sopimukset%20ja%20hankinnat.aspx?OR=Teams-HL&CT=1665128221883 (linkki kaupungin intranetiin)

- Tietoa tietosuojan vaikutusten arvionnista https://helsinginkaupunki.sharepoint.com/sites/Intra-Tietosuoja/SitePages/Vaikutustenarviointi.aspx?OR=Teams-HL&CT=1665128512443 (linkki kaupungin intranetiin)

-Muutostenvaikutusten arviointi MVA: https://helsinginkaupunki.sharepoint.com/sites/Intra-Tiedonhallinta/SitePages/Muutosvaikutusten-arviointi.aspx?OR=Teams-HL&CT=1665128439920 (linkki kaupungin intranetiin)

 Vinkit käyttäjien osallistamisesta kokeiluun 

Avaintenhallinta-ideassa mukana oleva Aleksi Fonselius kertoi, että heillä ollaan päästy jo idean toteutuksen ja proton kanssa hyvin eteenpäin. Heillä on pian edessä pohdinta siitä, miten kannustaa käyttäjiä opettelemaan uutta toimintatapaa. 

Ilkka Kautto vinkkasi harkitsemaan pelillistämistä, jotta ihmiset voivat itse kokeilla uutta toimintatapaa tai protoa ja ottaa sen sitten käyttöön. Myös Anna-Leena Olkinuora vinkkasi tuomaan viestinnässä esiin uusien järjestelmien tuomia etuja ja panostamaan muutenkin paljon viestintään ja käyttäjien perehdytykseen.

Kouluruoka-parannusidean kanssa oli päädytty avittamaan ruokapalautteen keräämistä sillä, että koulujen oppilaskunnan jäseniä otetaan ruokailuissa palauteautomaattien lähelle muistuttamaan muita oppilaita palautteen annosta. Marianna Mäenpään vinkki kouluruokaidean osallistamisesta sai katselmoinnin osallistujilta kehuja.

Kokeilut vetävät porukkaa mukaan

Suurin osa kokeilutiimeistä tekee Kokeilukiihdyttämön kokeilua oman työn ohella ja aikaa ja resursseja voi olla välillä haastavaa löytää. Moni nosti esille tässäkin katselmoinnissa sitä, miten tärkeää kokeilun rajaus on, jotta suunniteltu ajankäyttö ja aikataulu pitää. 

Tämän aikatauluhaasteen takia äänestimme tilaisuudessa, että kiihdyttämön lopputilaisuus tullaan siirtämään joulukuulta tammikuulle, jotta kaikki saavat varmasti omat kokeilut tehtyä tämän vuoden puolella eikä joulukuulle tule turhaa painetta. Lopputilaisuuden uusi päivämäärä on to 19.1. klo 13-16. 

Kuten kokeiluissa aina, niin tälläkin kertaa ollaan jo nähty, miten hypoteesit eivät välttämättä pidä aina paikkaansa. Nimittäin kaksi kokeilutiimiä oli saanut resurssihaasteista myös odotusten vastaisia tuloksia. He kertoivat, että kokeilutiimiin olikin tullut syksylle odotettua enemmän käsipareja mukaan.

“Kokeileminen houkuttaa resursseja! Yhtäkkiä me tehdäänkin tätä isommalla tiimillä, mitä alkuun ajateltiin” 

-Kirsi Verkka ja Sanna Moisala, Omastadi-idea

“Meilläkin kokeilutiimi on kasvanut suunnitellusta.” 

-Joel Ketola, Paljon palveluja tarvitsevat potilaat-idea

Seuraavaksi onkin kiinnostavaa nähdä, minkä verran 28.10. järjestettävä kolmas välikatselmointimme tulee kokoamaan innokkaita ihmisiä mukaan. Hypoteesiamme osallistujamäärästä emme vielä paljasta, vaan katsotaan ensin, miltä tulokset parin viikon päästä näyttävät. ;-)

Tämä yhteenveto on osa Asiakaskokemuksen kehittäminen ja työn sujuvoittaminen 2022 -kokeilukampanjan viestintää jossa kerrotaan kokeilujen etenemisistä ja tuotoksista. Yhteenvedon koostanut Päivi Thuneberg (Withmore Oy) ja Ville Meloni (Helsingin kaupunki).

Lisätietoja

Tarkempaa tietoa käynnistyvistä kokeiluista ja toteutuksen aikataulusta saat tutustumalla kokeilujen 25.8.2022 järjestetyn kick-off -tilaisuuden esitysmateriaaliin.

Jo tehtyjen kokeilujen oppeihin kannattaa tutustua Kokeilugalleriassa  (Ulkoinen linkki)

Ville Meloni, puh 0400 260 000, e-mail: ville.meloni@hel.fi , Teams.

Lisätietoa Helsingin kaupungin digiohjelmasta: https://digi.hel.fi