Hankintabotti

Kokeilun tarve ja tavoitteet

Kaupungin hankinnoissa käytetään oikeuspalveluiden laatimaa hankintakäsikirjaa, josta tiedot ja ohjeet haetaan hankinnan yhteydessä manuaalisesti. Kokeilun avulla hankintaprosessia ja erityisesti hankintaohjeistusta pyritään tehostamaan tekoälyavusteisen hankintabotin avulla. Hankintabotti voisi tulevaisuudessa auttaa hankinta-asiantuntijoita, -lakimiehiä ja muita työntekijöitä vastaamalla yksinkertaisiin kysymyksiin ja tuottamalla lisätietoa hankinnoista myös juridisissa asioissa.

Kokeilun tavoitteena on selvittää, voiko botti oppia vastaamaan hankintaohjeistukseen liittyviin kysymyksiin sille syötetyn tiedon pohjalta. Kokeilua voidaan pitää onnistuneena, jos botti osaa vastata kysymyksiin tarkasti ja ajantasaisiin lähteisiin viitaten. Lisäksi tavoitteena on, että kysymyksiä voi esittää kaupungin intranetissä ilman erillistä kirjautumista.

Kokeilun eteneminen

Kokeilun aikana tekoälybotille syötetään tietoja kaupungin hankintakäsikirjasta, voimassa olevista yhteishankintasopimuksista sekä hankintavaltuuksista ja muista hankintaan liittyvistä ohjeistuksista. Jos botti toimii toivotulla tavalla, sille voidaan syöttää myös muita kaupunginkanslian ohjeita ja tiedostoja.

Kokeilun opit

Kokeilun tavoitteena oli, että botti toimisi kaupungin toimintaympäristössä ja hyödyntäisi sujuvasti intrassa olevia päivitettyjä ohjeistuksia vastauksissaan. Tätä ei kokeilun puitteissa voitu kuitenkaan toteuttaa täysin suunnitelmien mukaisesti.

Muutoksista huolimatta kokeilussa onnistuttiin luomaan tekoälybotti, joka toimii palveluntuottajan tuotantoympäristössä. Keskeisenä oppina kokeilijat pitivät sitä, että tekoälybottia tulee kouluttaa ja ohjata riittävästi, jotta se täyttää sille asetetut tavoitteet. Botille on esimerkiksi opetettava, miten pysytään rajatussa aihealueessa ja kuinka tarkkoja vastauksia asiantuntijat yleensä kysymyksiinsä odottavat. Lisäksi havaittiin, että tekoälybotille tarkoitetut ohjeet on kirjoitettava ja metatiedoitettava eri tavalla kuin ihmiselle.

Suositukset jatkotoimenpiteiksi

Kokeilussa testattu Ai4Value:n kehittämä AIDA-ohjelmisto on valmis tuotantokäyttöön. Ohjelmisto voidaan mukauttaa kaupungin erityistarpeisiin, ja kokeilun perusteella sen käyttöä kaupungin toimintaympäristössä voidaan suositella. Ohjelmistoa voitaisiin hyödyntää kaupungin eri toimialoilla työnteon ohjeistukseen. Kokeilun perusteella arvioidaan, että botin hyödyntäminen säästäisi aikaa sekä kaupungin työntekijöiltä että heitä konsultoivilta erityisasiantuntijoilta.

Kokeilun projektipäällikkö

Tanja Mansikka, tanja.mansikka@hel.fi, Kaupunginkanslia