Tiedolla johtaminen toiminnan ja palveluiden kehittämisessä 2024

Kehittämisehdotuksen tekeminen

Kokeilukampanjaan osallistuminen käynnistyy luomalla kehittämisehdotus Kokeilukiihdyttämön verkkosivuille.

Ehdotuksia on voinut luoda 15.4. - 17.5.välisenä aikana. Ehdotuksen jättäneitä pyydetään ilmoittautumaan ensin ideointityöpajaan.

Kokeilun ideointi työpajassa

Kaikkia kehittämisehdotuksen tehneitä pyydetään ilmoittautumaan työpajaan, jossa ideoidaan ratkaisuja joita voi kokeilla käytännössä. Joihinkin tarpeisiin saattaa löytyä jo valmis ratkaisu jolloin kokeilua ei välttämättä tarvita.

Ideiointityöpajassa:

• työstetään kehittämistarvetta sekä siihen liittyvää kokonaiskuvaa ja keskeisiä työvaiheita visiolakanalle yhdessä kaupungin kehittämisasiantuntijoiden kanssa
• arvioidaan työaikaa joka nyt asiakkaalta / työntekijältä asian suorittamiseen menee
• kartoitetaan mitä tietojärjestelmiä ja dataa kokonaisuuteen liittyy
• tunnistetaan kokonaisuudesta kohtia jotka auttavat parantamaan asiakas- ja/tai työntekijäkokemusta tai päätöksentekoa
• ideoidaan ratkaisuja joita syksyllä 2024 voisi kokeilla tilanteen parantamiseksi

Ideointityöpajan kesto on 2 tuntia. Yhteen ideointityöpajaan mahtuu kerralla kaksi eri kokeilutiimiä.

Ideointityöpajoja järjestetään 24.4. - 21.5. välisenä aikana Teamsissa (ideointipajoja järjestetään tarpeen vaatiessa lisää)

→ Ideointityöpajasta voi varata ajan heti kun kehittämisehdotus on luotu Kokeilukiihdyttämön sivuille.

Ideointityöpajan varauskalenteriin

Kokeilusuunnitelman tekeminen

Ideointityöpajassa täytetty visiolakana auttaa kuvaamaan kehittämistarpeen tärkeimmät ulottuvuudet yhdelle sivulle. Visiolakanasta kiteytetään lopuksi kokeilun kannalta tärkein oletus ja idea kokeilukortille. Lopuksi laaditaan kokeilusuunnitelma joka konkretisoi kokeilun ja kertoo miten ja keiden kanssa se toteutetaan. 

Kokeilusuunnitelman laatimiseen saa apua yrityskumppaneilta joita pääsee tapaamaan Kiihdyttämön järjestämillä suunnitteluklinikoilla. 

Suunnitteluklinikalla:

• esitellään visiolakana ja kokeilukortti yrityskumppaneille
• työstetään pienryhmissä kokeilusuunnitelmaa yhdessä kumppaneiden kanssa
• voidaan sopia kahdenkeskisiä tapaamisia halutun yrityskumppanin / kumppaneiden kanssa

Suunnitteluklinikan kesto on 2 tuntia. Yhdelle suunnitteluklinikalle mahtuu kerralla kuusi eri kokeilutiimiä.

Suunnitteluklinikoita järjestetään 8.5. - 30.5. välisenä aikana Teamsissa.

→ Suunnitteluklinikalta voi varata ajan kun kehittämisehdotus on luotu Kokeilukiihdyttämön sivuille. Varaathan klinikalta ajan kuitenkin vasta varaamasi ideointityöpajan jälkeisenä ajankohtana. 

Suunnitteluklinikan varauskalenteriin

Valmis kokeilusuunnitelma palautetaan Kokeilukiihdyttämölle maanantaina 3.6.2024 mennessä sähköpostilla: kokeilukiihdyttamo@hel.fi , cc: ville.meloni@hel.fi

Otsikko: Kokeilusuunnitelma (ehdotuksen nimi ja ID)

Tiedostomuoto: powerpoint/word/pdf

Sisältö (suositus max 2. sivua)

• Kokeilun tarve ja tarkoitus
• Mitä kokeilussa tehdään
• Mitä kokeilusta voidaan oppia
• Mitä resursseja toteuttamiseen tarvitaan
• Seuraavat askeleet

Kiihdyttämö tallentaa suunnitelman kaupungin Teamsiin näkyville

Yrityskumppanit

Kokeilujen suunnitteluun tukea tarjoavat seuraavat yritykset:

• Ai4Value
• CGI
• Deloitte
• Digia
• Futurice
• Gispo
• Gofore
• HeadAI
• Konsulttiverkko
• Loihde
• Spatialworld
• Ubigu
• Vincit

Yrityksen edustajia on mukana kaupungin työntekijöille suunnatuissa infotilaisuuksissa, suunnitteluklinikoilla sekä Teams-kanavalla.

Vuonna 2024 Kokeilukiihdyttämössä on tarjolla kokeiluideoita myös yrityskumppaneiltamme

Tutustu yritysten tarjoamiin ideoihin täältä

Kriteerit kokeiluun eteneville ideoille

Kokeilukiihdyttämön asiantuntijat arvioivat ideoita ja suunnitelmia seuraavia kriteerejä vasten:

• idean sopivuus kampanjan teemaan
• ongelman laajuus ja ratkaisun mahdollinen hyöty kaupungille ja kaupunkilaisille
• idean kokeiltavuus ketteränä kokeiluna huomioiden kokeilun kesto ja budjetti
• Idean uutuusarvo eli opitaanko idean kokeilusta jotain uutta

Kokeiluun etenevät ideat ilmoitetaan 17.6.2024 mennessä.

Kokeilujen toteuttaminen

Kokeiluvaiheeseen otetaan enintään 10 kokeilua kokeilukampanjan budjetin ollessa noin 100 000 euroa. Tämä tarkoittaa keskimäärin noin 10 000 euron rahoitusta per kokeilu. Rahoitus tarkoittaa kokeilujen toteutuksiin hankittavaa apua kaupungin yrityskumppaneilta.

Kokeilujen tuotoksina voi syntyä esimerkiksi:

• Ratkaisuja datan hyödyntämiseen palvelukehityksessä
• Tekoälyä hyödyntäviä malleja toiminnan optimointiin ja päätöksentekoon
• Data-analyysejä asiakasryhmistä ja palvelutarpeista
• Ymmärrystä uusimpien teknologioiden hyödyntämismahdollisuuksista

Kokeilut toteutetaan yhdessä yrityskumppaneiden kanssa. Kokeilutiimin vastuulla on olla aktiivisesti kokeilussa mukana ja huolehtia osaltaan kokeilun oppien hyödyntämisestä kaupungin toiminnan parantamiseksi.

Kokeilut toteutetaan syksyn 2024 aikana.

Kokeilukiihdyttämö on auttanut kaupungin työntekijöitä toteuttamaan jo yli 50 ketterää kokeilua. Kokeilut ovat auttaneet parantamaan kaupungin palveluita ja uudistamaan toimintatapoja.

→ Kannattaa tutustua jo tehtyihin kokeilujen oppeihin Kokeilugalleriassa, niin saa käsityksen, mitä on luvassa.

Lisätietoja ja materiaalia

• Kampanjan infotilaisuus to 18.4.2024 klo 9-10 Teamsissa - tilaisuuden esityskalvot ja videotallenne (pääsy Helsingin kaupungin työntekijöillä)
• Kampanjan Teams-kanava (Kanavan nimi: Tiedolla johtaminen 2024 kokeilukampanja
• Kokeilijan ACB - Opas Helsingin kaupungin työntekijöille
• Tiedolla johtamisen koulutusmateriaalia kaupungin (Kymp) intrassa

Yhteystiedot

Kokeilukampanjaa tukee moniammatillinen ryhmä jonka jäseniä ovat:

Kaupunginkanslia

• Ville Meloni (Kokeilukiihdyttämöön ja kampanjaan liittyvät yleiset kysymykset - ville.meloni at hel.fi, 0400 260 000, Teams)
• Anu Henriksson (tiedolla johtamisen palvelupäällikkö)
• Toni Nordström (tiedolla johtaminen)
• Jussi Arpalahti, Mikko Niemi ja Nuutti Kytö (data- ja tekoäly)
• Janne Kantsila (automatisaatio, ohjelmistorobotiikka)
• Kirsi Lehtinen (Lean-kehittäminen), Maria Ritschkoff (talouden prosessien kehittäminen)

Toimialat

• Teemu Kiiveri ja Petteri Huuska (Kaupunkiympäristö)
• Jorma Nordlin , Seppo Rouhiainen ja Katja Korpela (Kasvatus- ja koulutus)
• Miikka Haimila ja Romeo Pulli (Kulttuuri- ja vapaa-aika)
• Nadia Partala (Sosiaali-terveys-pelastus)

Withmore Oy

• Miika Kuha ja Otso Kivekäs (kokeilukampanjan toteutuksen ja fasilitoinnin tukena)