Tule kuuntelemaan tiedolla johtamisen kokeilujen oppeja 22.1.2025 & Yhteenveto syksyn Kiihdyttämöstä

Vuoden 2024 tiedolla johtamisen kokeilut ovat loppusuoralla ja raportteja hiotaan valmiiksi. Tule tammikuussa kuulemaan tuloksista kun 11 tiimiä jakavat oppinsa kaikille avoimessa tilaisuudessa ke 22.1.2025 klo 13-16 Helsingin kaupungintalon Tapahtumatorilla ja Teamsissa.

Kokeilut ovat:

• Hankintakäsikirja (Kanslia)  
• Hiljaiset signaalit tukemassa työn tekijöiden kyvykkyyksien vahvistamista (Sotepe)  
• Kentänhoitotyökalu (Kuva)  
• Kestävän työllistymisen tukeminen (Kasko)  
• Kotihoidon käyntien pituuksien vakiointi (Sotepe)  
• Koulutusten palautteiden hyödyntäminen koulutusten vaikuttavuuden ja laadun kehittämisessä (Sotepe)  
• Kunnossapidon palautteiden automaattinen luokittelu (Kymp)  
• Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen ja niistä saatavan datan hyötykäyttäminen toiminnan ohjaamisessa sekä kehittämisessä (Kymp)  
• Sosiaalihuollon AI-assistentti (Sotepe)  
• Yleisten alueiden omaisuusrekisteritietojen paikkansapitävyyden parantaminen (Kymp)  
• Älyä varhaiskasvatuksen määräaikaisten sijaisten keskitettyyn rekrytointiin (Kasko)

Ilmoittaudu tilaisuuteen

Voit osallistua tilaisuuteen paikan päällä Helsingin kaupungintalon Tapahtumatorilla (Pohjoisesplanadi 11-13 / Sofiankatu 1, 00170 Helsinki) tai etänä Teamsilla.

Luvassa on uudistettu lopputilaisuus missä esitysten jälkeen yleisöstä pääsee mukaan kalamaljaan keskustelemaan kokeilutoimintaan liittyvistä aiheista yhdessä kokeilijoiden kanssa. Tilaisuudessa valitaan myös yleisön suosikkikokeilu.

Ilmoittautuminen tilaisuuteen ja tarkempi ohjelma tästä

Yhteenvetoa syksyn Kokeilukiihdyttämöstä

Tämän vuoden kokeilukiihdyttämön teemana oli tiedolla johtaminen. Kaikki 11 kokeilua liittyivät tiedon keräämiseen, jalostamiseen tai hyödyntämiseen. Kurkkaa täältä tiedollajohtamisen kampanjan innostuneet alkutunnelmat.

Mukaan valittiin 11 kokeilua eri toimialoilta ja kansliasta. Kokeilut jaettiin teemoihin ja vertais-sparrailu ryhmiin.

Tekoälyn hyödyntäminen dokumenttien tietosisältöjen läpikäynnissä asiakaspalvelun tukena

• Hankintabotti - Kokeilun tavoitteena on selvittää, voiko botti oppia vastaamaan hankintaohjeistukseen liittyviin kysymyksiin sille syötetyn tiedon pohjalta.
• Sosiaalihuollon AI-assistentti - Kokeilun tavoitteena on tehostaa palveluohjauksen prosessia tekoälyavusteisella työkalulla, joka auttaisi hallitsemaan ja kanavoimaan tietotulvaa.

Tiedonkulun nopeuttaminen ja tietovirtojen automatisointi

• Älyä varhaiskasvatuksen määräaikaisten sijaisten keskitettyyn rekrytointiin - Kokeilun tavoitteena on parantaa päiväkodin johtajien ja rekrytoijien välistä tiedonkulkua ja sen luotettavuutta. Uudella työkalulla pyritään nopeuttamaan rekrytointien käsittelyaikoja, parantamaan hakijakokemusta ja vastaamaan varhaiskasvatuksen akuuttiin työvoimapulaan. 

Palveluprosessien automatisointi

• Kunnossapidon palautteiden automaattinen luokittelu - Kokeilun ensisijaisena tavoitteena on automaattisesti priorisoida palautteet, mikä tehostaisi käsittelijöiden työtä ja varmistaisi, että oikeat palautteet päätyvät työpyynnöiksi
• Laskujen tarkastaminen ja toiminnan ohjaus ja -kehittäminen- Kokeilun tavoitteena on sujuvoittaa laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessia tekoälyn avulla. Nykytilanteessa laskuissa on usein puutteellisia tietoja, eivätkä ne aina vastaa tehtyjä tilauksia, mikä hankaloittaa tarkastusta.

Virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaaminen

• Yleisten alueiden omaisuusrekisteritietojen paikkansapitävyyden parantaminen - Kokeilun tavoitteena on tunnistaa mahdollisia virheitä YLREn aineistoissa tekoälypohjaisen työkalun avulla sekä parantaa tietojen luotettavuutta, mikä tukee myös tietopohjaista päätöksentekoa.

Analytiikka toiminnan ja palveluiden kehittämisessä

• Hoitajien työkuormituksen kasvun hiljaiset signaalit - Kokeilun tavoitteena on tunnistaa hoitajien työkuormituksen kasvusta kertovia hiljaisia signaaleja. Kun nämä signaalit havaitaan ajoissa, voidaan niihin reagoida ennakkoon ja ehkäistä liiallisesta kuormituksesta johtuvia sairaspoissaoloja.
• Kentänhoitotyökalu - Kokeilun tavoitteena on helpottaa Helsingin liikuntapalveluiden nurmikentillä työskentelevien liikuntapaikanhoitajien työtä hyödyntämällä olemassa olevaa tietoa ja jäsentämällä se selkeämpään muotoon uudessa digitaalisessa kentänhoitotyökalussa.
• Kestävän työllistymisen tukeminen - Kokeilun tavoitteena on tehostaa työllistymispalveluiden vaikuttavuutta hyödyntämällä olemassa olevaa tietoa. Tietomassasta pyritään tunnistamaan toimivien palveluiden yhdistäviä tekijöitä. 
• Kotihoidon käyntien keston vakiointi - Kokeilun tavoitteena on luoda tekoälyavusteinen työkalu, joka keventää työntekijöiden päätöksenteon kuormitusta, lyhentää suunnitteluun käytettyä aikaa ja parantaa asiakastyön laatua.
• Koulutusten palautteiden hyödyntäminen vaikuttavuuden ja laadun kehittämisessä - Kokeilun tavoitteena on kehittää jatkuvaan käyttöön soveltuva työkalu, joka seuraa koulutusten laatua ja vaikuttavuutta. 

Kummeista apua kokeilujen hyödyntämisessä toimialoilla

Varsinainen kokeileminen alkoi elokuussa aloitustilaisuudella. Sen jälkeen kokeiluja on käyty läpi neljässä välikatselmoinnissa, joissa myös aiempien vuosien kokeilijat tai ulkopuoliset esiintyjät ovat kertoneet kokeiluistaan

• 25.9. Katja Vilkama kertoi miten Alueellisen hiljaisen tiedon keräämisen kokeilu 2023 on laajentunut kaupunkiuudistusalueiden kehittämisen tueksi
• 11.10. Kelan Janne Mattila kertoi kokeilutoiminnasta, jota Kela ja Helsinki ovat tehneet työllisyyden dataan liittyen
• 25.10. Anna-Leena Olkinuora kertoi Varhaiskasvatuksen nopean avun henkilöstön välittämispavelusta ja kuinka sen käyttö on sujunut Kokeilukiihdyttämön 2022 kokeilun jälkeen.

Kokeilijat esittelivät kokeilujaan jokainen yhden kerran koko muulle kokeilijaporukalle, 2-3 välikatselmoinnissa. Syvemmälle käytännön kysymyksiin mentiin ryhmissä: kahdessa ryhmässä kokeilijat kävivät läpi kunkin katselmointikerran erityistä kysymystä, kuten tarvittavien kehitysalustojen saamista pystyyn tai hissipuhetta kokeiltavan järjestelmän tulevalle omistajalle (jos kokeiltu ratkaisu halutaan käyttöön).

Tämän vuoden uutuutena jokaisella kokeilulla oli kummi, eli samalla toimialalla tai samankaltaisten kysymysten kanssa työskentelevä tietojärjestelmien tai kehittämisen asiantuntija. Kummikäytäntö onkin auttanut monissa käytännön ongelmissa ja ehkä helpottaa kokeilujen oppien vakiinnuttamista toimialojen arkeen.

Kuva: esimerkki kokeilun raportoinnista yhteiseen kanvaasiin.

Varsinaisen työn kokeilijat tekivät yhdessä valitsemansa yrityskumppanin kanssa. Työtapoja oli tässä lähes yhtä paljon kuin kokeilujakin. Joillakin oli viikottainen puhelu, toiset taas pitivät muutaman tiiviin livepäivän, joiden välillä sitten työskenneltiin erillään. Selvästi ei ole mitään yhtä ainoaa tapaa kehittää uutta.

Haasteitakin kohdattiin kuten epäselvyys siitä, päästäänkö joissain kokeilussa lopulta hyödyntämään haluttua dataa tai tarvittavien järjestelmien ja kehitysympäristöjen saaminen käyttöön riittävän nopeasti. Nämä ovat arvokkaita oppeja jatkoa ajatellen.

Kokeilukiihdyttämön lopputilaisuus pidetään siis keskiviikkona 22.1.2025 kello 13-16 Kaupungintalolla ja Teamsissa. Luvassa on esittelyjä mitä saatiin aikaiseksi ja keskustelua kokeilemisesta. Paikalle ovat tervetulleita kaikki nykyiset, entiset ja tulevat kokeilijat sekä aiheesta muutoin kiinnostuneet!

Ilmoittautuminen tilaisuuteen ja tarkempi ohjelma tästä

Kokeilukiihdyttämö on Helsingin kaupungin työntekijöille tarkoitettu tukipalvelu, jossa viedään erityisesti uusia digitalisaatiota hyödyntäviä ideoita ketterään kokeiluun.

Lisätietoja Kokeilukiihdyttämöstä ja tilaisuudesta antaa: Ville Meloni, ville.meloni@hel.fi, puh. 0400 260 000