Kaupungin työntekijät tekivät digikokeiluja asiakaskokemuksen kehittämiseksi ja työn sujuvoittamiseksi

Miten digitalisaation avulla voisi kehittää asiakaskokemusta ja tehdä työstä sujuvampaa? Helsingin kaupungin työntekijät etsivät näihin kysymyksiin ideoita syksyllä 2022 järjestetyssä kokeilukampanjassa.

Helsingin kaupunki on järjestänyt työntekijöilleen jo kolmen vuoden ajan kokeilukampanjoita, joissa on haettu ideoita digitalisaation hyödyntämiseen kaupungin toiminnassa. Tällä kertaa yksi kokeiluista liittyi kaupungin osallistavaan budjetointiin, OmaStadiin. Kuvassa OmaStadin starttiraksa vuonna 2020. Kuva: Kimmo Brandt

Helsingin kaupunki on järjestänyt työntekijöilleen jo kolmen vuoden ajan kokeilukampanjoita, joissa on haettu ideoita digitalisaation hyödyntämiseen kaupungin toiminnassa. Kolmen vuoden aikana kokeiluihin on tullut noin 100 ehdotusta, joista noin 45 on edennyt toteutukseen. Kokeiluja työstetään noin kolme kuukautta, jonka jälkeen osallistujat esittelevät tuotoksensa. Kokeiluista haetaan oppeja, ei valmiita ratkaisuja.

Viimeisimpään kampanjaan tuli 22 kehittämisehdotusta, joista 9 valittiin mukaan. Kokeiluihin osallistuvia tukevat kaupungin Kokeilukiihdyttämö ja kaupungin ulkopuolelta yrityskumppaneilta hankittu tuki, joka voi olla esimerkiksi ohjelmistokehitystä tai konsultointia.

”Uusimmalla kampanjalla halusimme madaltaa kynnystä kokeilla uusia ratkaisuja asiakaskokemuksen ja työn kehittämiseksi. Kiihdyttämöön tarvitsi jättää vain lyhyt kuvaus ongelmasta, minkä jälkeen autoimme kokeiltavan ratkaisun suunnittelussa ja kokeilukumppanien löytämisessä. Emme siis edenneet jokin tietty teknologiaratkaisu edellä vaan kokeiluissa hyödynnettiin monipuolisesti mm. lean-kehittämisen ja palvelumuotoilun välineistöä sekä erilaisia digitaalisia ratkaisuja. Uskon, että meillä on entistä paremmat valmiudet tukea toiminnan uudistamista ja digitalisaatiokehittämistä käsi kädessä ketterästi kokeilemalla”, kertoo hankepäällikkö Ville Meloni.

Kokeiltavana oli tällä kertaa seuraavat aiheet

Tieto osallistuvan budjetoinnin tukena OmaStadissa

• OmaStadi on kaupunkilaisia osallistavaa budjetointia. Tieto kaupungin toiminnasta ja kaupunkilaisista omalla alueella lisää motivaatiota osallistua Oma Stadiin ja yhdenvertaisuutta ideointiin. Kokeilussa haluttiin selvittää, mitä tietoa kaupunkilaiset toivovat ja tarvitsevat osallistuakseen sekä mistä he saavat tietoa ja miten tieto pitäisi esittää. Kokeilun tuotoksena tehtiin prototyyppi sivustosta, joka kertoo havainnollisesti Kaakkoisen Helsingin liikuntapaikoista ja yleisistä alueista.

Kouluruokaan parannus ruokalajikohtaisen palautteen avulla

• Kokeilussa pyrittiin saamaan kohdennettua palautetta kouluruokailusta. Tavoitteena oli oppia keräämään uudenlaista tarkempaa dataa tuotannonohjauksen tueksi ja samalla lisätä oppilaiden vaikutusmahdollisuuksia. Kokeilun lopputuotoksena syntyi kyselytyökalu ruokalistojen suunnittelun ja tuotannon ohjauksen tueksi.

Omavalvontaisten asukaskäyttöön tarkoitettujen tilojen sähköinen avain- ja sopimushallinta

• Nykytilanteessa sopimuksia tehdään ja arkistoidaan paperisena, minkä seurauksena esimerkiksi tiedonkulku on heikkoa. Tavoitteena oli saada sopimukset sähköisiksi, arkistointi sähköiseen järjestelmään ja tiedonsiirron automatisointi. Kokeilun tuotoksena syntyi prototyyppi sovelluksesta, jolla kohdevastaava kirjaa muistiin luovutetut avaimet ja jolla asiakas sähköisesti allekirjoittaa avaintenluovutussopimuksen.

Paljon palveluita tarvitsevien asiakkaiden tunnistaminen terveysasemalla

• Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla haluttiin selvittää, millaisia paljon palveluita tarvitsevia potilasryhmiä on Vuosaaren terveysasemalla sekä oppia tunnistamaan ja kohtaamaan heitä paremmin ja tarjoamaan heidän tarpeidensa mukaista hoitoa. Kokeilun konkreettisina tuotoksina syntyivät mm. tarkistuslista puhelintyöhön ja työpaja hoidon jatkuvuudesta henkilöstölle.

Palvelussuhteen alkaessa -prosessin tehtävät sujuvammiksi

• Kokeilun tavoitteena oli löytää sujuvampi palvelussuhteen aloitusprosessi ja ohjeistus esihenkilön ja uuden työntekijän näkökulmasta sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla vuodesta 2020 alkaen käytetyn Power Apps –sovelluksen käyttökokemuksen parantaminen. Kokeilussa havaittiin muun muassa, että sovelluksen tuominen Teamsiin ja käyttö työpöytäkoneella avaa uusia mahdollisuuksia. 

Robotti tuottamaan analyysia paikkatietoaineistoista

• Tavoitteena oli rakentaa Helsingin paikkatietopalvelulle automaattisen palvelun konsepti ja kehitysmalli, jossa käytettiin chatbot-tyyppistä käyttöliittymää ja yksinkertaista itsekäyttöpalvelua. Projektin pääasiallisena tuotoksena testiympäristöön luotiin Demobotti ja itsepalvelu-käyttöliittymä. Demopalvelulla testattiin, miten katu- ja puistopuiden esiintymistä eri kaupunginosissa voitaisiin havainnollistaa käyttäjälle.

Soten massarekrytoinnin prosessien edistäminen digitaalisin keinoin

• Massarekrytoinnin koordinointi vaatii paljon resursseja toimialoilta ja henkilöresurssipalveluista. Nykyisin prosessia hoidetaan manuaalisesti exceleiden ja rekrytointijärjestelmä Helbitin avulla. Kokeilussa selvitettiin nykyisen massarekrytoinnin prosessi- ja ongelmakohdat. Esiin nousseiden ongelmien ja kehitysehdotusten pohjalta luonnosteltiin neljä konseptiehdotusta ja uusi massarekrytointiprosessi.

Varhaiskasvatuksen Nopean avun henkilöstön välittäminen alueille kettärästi ja luotettavasti

• Kokeilun tavoitteena oli luoda työkalu. jolla mahdollistetaan henkilöstön välittäminen ja nopea viestintä työntekijöille sekä alueille, kun aikaa on käytettävissä rajallisesti. Kokeilun tuotoksena kehitettiin työkalu työn koordinointiin. Power BI-pohjaisesta Teamsiin sijoitetusta työkalusta näkee, kuka työntekijä sopii parhaiten kuhunkin nopean avun tilanteeseen. 

Älykäs esihenkilön perehdytyspolku

• Kokeilun tavoitteena oli koota materiaalit yhteen työkaluun ja tarjota uudelle esihenkilölle selkeä kokonaisuus. Tuotoksena tehtiin perehdytyssovellus, josta löytyy perehdytyspolku uudelle esihenkilölle. 

Kokeilulle rahoitusta kokeilun toteuttamista varten

Jokaiselle kokeilulle myönnettiin n. 10 000 euron rahoitus kokeilun toteuttamista varten. Kokeiluilla hankintaan oppeja, jotka jaetaan kaupunkiorganisaatiolle ja julkisesti kaikkien aiheesta kiinnostuneiden käyttöön. Kokeilujen toteutuksessa yrityskumppaneina olivat tällä kertaa mukana Digia, Feedbackly, Gofore, IBM, Konsulttiverkko ja Meltlake.

”Oli ilo nähdä näin monipuolisia kokeiluja kaikilta kaupungin toimialoilta ja seurata kokeilijoiden saamia ahaa-elämyksiä sekä toisilta oppimista kampanjan edetessä! Palautteen perusteella opit koetaan arvokkaiksi ja ne auttavat keskittymään oikeisiin asioihin jatkossa. Kokeilukiihdyttämö jatkuu ja toimintaa kehitetään haluttuun suuntaan. Esimerkiksi tiedolla johtamista tukevalle kampanjateemalle olisi kysyntää jatkossa.”, kiteyttää Ville Meloni.

Tämä artikkeli on julkaistu aiemmin hel.fi -sivustolla 2.2.2023. Kaupungin työntekijät tekivät digikokeiluja asiakaskokemuksen kehittämiseksi ja työn sujuvoittamiseksi | Helsingin kaupunki Kirjoittaja: Ilona Turtola. Artikkelia on muokattu ja päivitetty Kokeilukiihdyttämön sivuille.

Lisää aiheesta

• Lue lisää, mitä syksyllä 2022 kokeilukampanjassa tapahtui 
• Kokeilukampanjan opit ja loppuraportit löydät Kokeilukiihdyttämön Kokeilugalleriasta