Tiedolla johtaminen toiminnan ja palveluiden kehittämisessä 2023

Kehittämisehdotuksen tekeminen

Kokeilukampanjaan osallistuminen käynnistyy luomalla kehittämisehdotus Kokeilukiihdyttämön verkkosivuille.

Ehdotuksia on voinut luoda 17.4. - 15.5. (klo 17 asti) välisenä aikana. Ehdotuksen jättäneet ovat tuottaneet kokeilusuunnitelmia jotka jätettiin Kiihdyttämöön 5.6. mennessä. Suunnitelmat on arvioitu ja 10 kokeilua valittu toteutukseen syksylle 2023. Kiitos kaikille ehdotuksen jättäneille!

Kokeilun ideointi työpajassa

Kaikkia kehittämisehdotuksen tehneitä pyydetään ilmoittautumaan työpajaan, jossa ideoidaan ratkaisuja joita voi kokeilla käytännössä. Joihinkin tarpeisiin saattaa löytyä jo valmis ratkaisu jolloin kokeilua ei välttämättä tarvita.

Ideiointityöpajassa:

• työstetään kehittämistarvetta sekä siihen liittyvää kokonaiskuvaa ja keskeisiä työvaiheita visiolakanalle yhdessä kaupungin kehittämisasiantuntijoiden kanssa
• arvioidaan työaikaa joka nyt asiakkaalta / työntekijältä asian suorittamiseen menee
• kartoitetaan mitä tietojärjestelmiä ja dataa kokonaisuuteen liittyy
• tunnistetaan kokonaisuudesta kohtia jotka auttavat parantamaan asiakas- ja/tai työntekijäkokemusta tai päätöksentekoa
• ideoidaan ratkaisuja joita syksyllä 2023 voisi kokeilla tilanteen parantamiseksi

Ideointityöpajan kesto on 2 tuntia. Yhteen ideointityöpajaan mahtuu kerralla kaksi eri kokeilutiimiä.

Ideointityöpajoja järjestetään 21.4. - 26.5. välisenä aikana Teamsissa.

→ Ideointityöpajasta voi varata ajan heti kun kehittämisehdotus on luotu Kokeilukiihdyttämön sivuille.

Ideointityöpajan varauskalenteriin

Kokeilusuunnitelman tekeminen

Ideointityöpajassa täytetty visiolakana auttaa kuvaamaan kehittämistarpeen tärkeimmät ulottuvuudet yhdelle sivulle. Visiolakanasta kiteytetään lopuksi kokeilun kannalta tärkein oletus ja idea kokeilukortille. Lopuksi laaditaan kokeilusuunnitelma joka konkretisoi kokeilun ja kertoo miten ja keiden kanssa se toteutetaan. 

Kokeilusuunnitelman laatimiseen saa apua yrityskumppaneilta joita pääsee tapaamaan Kiihdyttämön järjestämillä suunnitteluklinikoilla. 

Suunnitteluklinikalla:

• esitellään visiolakana ja kokeilukortti yrityskumppaneille
• työstetään pienryhmissä kokeilusuunnitelmaa yhdessä kumppaneiden kanssa
• voidaan sopia kahdenkeskisiä tapaamisia halutun yrityskumppanin / kumppaneiden kanssa

Suunnitteluklinikan kesto on 2 tuntia. Yhdelle suunnitteluklinikalle mahtuu kerralla kuusi eri kokeilutiimiä.

Suunnitteluklinikoita järjestetään 16.5. - 31.5. välisenä aikana Teamsissa.

→ Suunnitteluklinikalta voi varata ajan kun kehittämisehdotus on luotu Kokeilukiihdyttämön sivuille. Varaathan klinikalta ajan kuitenkin vasta varaamasi ideointityöpajan jälkeisenä ajankohtana. 

Suunnitteluklinikan varauskalenteriin

Valmis kokeilusuunnitelma palautetaan Kokeilukiihdyttämölle maanantaina 5.6.2023 mennessä.

Yrityskumppanit

Kokeilujen suunnitteluun tukea tarjoavat seuraavat yritykset:

• Adventure Club
• CGI
• Deloitte
• Gofore
• Konsulttiverkko
• Loihde
• Meltlake + Futurice
• Vincit

Yrityksen edustajia on mukana kaupungin työntekijöille suunnatuissa infotilaisuuksissa, suunnitteluklinikoilla sekä Teams-kanavalla.

Kriteerit kokeiluun eteneville ideoille

Kokeilukiihdyttämön asiantuntijat arvioivat ideoita ja suunnitelmia seuraavia kriteerejä vasten:

• idean sopivuus kampanjan teemaan
• ongelman laajuus ja ratkaisun mahdollinen hyöty kaupungille ja kaupunkilaisille
• idean kokeiltavuus ketteränä kokeiluna huomioiden kokeilun kesto ja budjetti
• Idean uutuusarvo eli opitaanko idean kokeilusta jotain uutta

Kokeiluun etenevät ideat ilmoitetaan 15.6.2023 mennessä.

Kokeilujen toteuttaminen

Kokeiluvaiheeseen otetaan enintään 10 kokeilua kokeilukampanjan budjetin ollessa noin 100 000 euroa. Tämä tarkoittaa keskimäärin noin 10 000 euron rahoitusta per kokeilu. Rahoitus tarkoittaa kokeilujen toteutuksiin hankittavaa apua kaupungin yrityskumppaneilta.

Kokeilujen tuotoksina voi syntyä esimerkiksi:

• Ratkaisuja datan hyödyntämiseen palvelukehityksessä
• Tekoälyä hyödyntäviä malleja toiminnan optimointiin ja päätöksentekoon
• Data-analyysejä asiakasryhmistä ja palvelutarpeista
• Ymmärrystä uusimpien teknologioiden hyödyntämismahdollisuuksista

Kokeilut toteutetaan yhdessä yrityskumppaneiden kanssa. Kokeilutiimin vastuulla on olla aktiivisesti kokeilussa mukana ja huolehtia osaltaan kokeilun oppien hyödyntämisestä kaupungin toiminnan parantamiseksi.

Kokeilut toteutetaan syksyn 2023 aikana.

Kokeilukiihdyttämö on auttanut kaupungin työntekijöitä toteuttamaan jo yli 40 ketterää kokeilua. Kokeilut ovat auttaneet parantamaan kaupungin palveluita ja uudistamaan toimintatapoja.

→ Kannattaa tutustua jo tehtyihin kokeilujen oppeihin Kokeilugalleriassa, niin saa käsityksen, mitä on luvassa.

Lisätietoja ja materiaalia

• Kampanjan yleisesitys (Google-slides -dokumentti)
• Kampanjan infotilaisuus to 20.4. Klo 9 - 10 Teamsissa (katso tilaisuuden esitys ja videotallenne)
• Kampanjan Teams-kanava (Kanavan nimi: Tiedolla johtaminen 2023 kampanja)
• Kokeilijan ACB - Opas Helsingin kaupungin työntekijöille
• Tiedolla johtamisen koulutusmateriaalia kaupungin (Kymp) intrassa

Yhteystiedot

Kokeilukampanjaa tukee moniammatillinen ryhmä jonka jäseniä ovat:

Kaupunginkanslia

• Ville Meloni (Kokeilukiihdyttämöön ja kampanjaan liittyvät yleiset kysymykset - ville.meloni at hel.fi, 0400 260 000, Teams)
• Anu Henriksson (tiedolla johtamisen palvelupäällikkö)
• Mikko Niemi ja Nuutti Kytö (data- ja tekoäly)
• Janne Kantsila (automatisaatio, ohjelmistorobotiikka)
• Kirsi Lehtinen (Lean-kehittäminen), Maria Ritschkoff (talouden prosessien kehittäminen) ja Ilkka Kautto (ICT-kehittäminen, toiminnan prosessien kehittäminen)
• Paula Peltomäki (HR-kehittäminen)

Toimialat

• Teemu Kiiveri ja Saska Lohi (Kaupunkiympäristö)
• Sanna Ranto ja Jorma Nordlin (Kasvatus- ja koulutus)
• Miikka Haimila ja Romeo Pulli (Kulttuuri- ja vapaa-aika)
• Hanna Peltomäki ja Mikko Hirvonen (Sosiaali-terveys-pelastus)

Withmore Oy

• Päivi Thuneberg ja Miika Kuha (ideointityöpajojen ja kampanjan fasilitoinnin tukena)